3 conseils et 5 étapes pour une réunion efficace

Quelle belle surprise dans ma boîte de réception, mercredi dernier ! 😊

Encore merci Alexandra pour ton message ! Cela fait super plaisir et cela fait chaud au cœur ! 🙂

Ben, en parlant d’esprit d’analyse, dans cet article, je vais partager avec vous une approche simple et évidente, mais que j’applique systématiquement depuis plus de 12 ans avant de prendre une décision ! 😮 

J’ai tiré ces enseignements du livre best-seller Comment dominer le stress et les soucis de Dale Carnegie. Ce livre fait parti des livres qui me sont très précieux parce qu’il m’a été recommandé par mon père. La première édition du livre date de 1948. 🙂 

Les réunions inutiles pourraient coûter 32 milliards aux entreprises en 2019 (rien qu’en Suisse)

En tant qu’entrepreneur en startup ou en entreprise, vous êtes amené à animer des réunions pour informer sur une opportunité, convaincre sur le bien fondé d’une idée ou résoudre des problèmes dans la mise en place d’un nouveau produit ou d’un nouveau service.

Il y a quelques années avec un collègue, nous avons animé 6 ateliers de 3 heures dans lesquels les collaborateurs rentraient les mains dans les poches et en ressortaient avec des idées et un concept avancé (par groupe).

Nous avons eu près de 50 personnes avec par atelier un maximum de 12 personnes. Nous y formions des groupes de 3 ou 4 personnes. Au bout des 6 ateliers, nous avions aidé à générer plus de 140 idées et 13 concepts avancés. L’objectif de base était de générer des idées d’améliorations pour un des services de l’entreprise. Nous avions donc fait un pas supplémentaire en arrivant en plus à des concepts avancés.

Nous avons design-é ces ateliers dans une approche Design Thinking. C’est quoi le Design Thinking ? Je vous invite à lire mon article : C’est quoi le Design Thinking et à quoi ça sert ? Avec un exemple concret. Nous avons coaché les participants à prendre comme point de départ les frustrations, désirs et besoins des collaborateurs dans une approche empathique. 

Il se trouve que la frustration la plus citée de loin était liée aux réunions ! :-s 20 % des idées concernaient l’organisation, l’assistanat ou l’évitement de ces dites « réunions inutiles ou trop nombreuses ».

Comment ça ? Vous dites que cela ne vous étonne pas ? 😅

Une étude a été réalisée par l’entreprise Doodle, plus de 19 millions de réunions ont été analysé et des entretiens avec plus de 6.500 professionnels dans différents pays ont été conduit. Cette étude estime que les entreprises pourraient perdre jusqu’à 32 milliards par an (rien qu’en Suisse 🇨🇭) à cause des réunions inutiles.

Alors comment faire ? Je vais partager avec vous 3 conseils et 5 étapes qui devraient vous aider (et aider la Suisse 🇨🇭🙌, évidemment il n’y a pas que la Suisse 🌎 😉 ) à éviter le piège des réunions inutiles… 

– Conseil No. 1 : Prenez conscience du temps perdu dans des réunions inutiles –

Commencez par VOUS, avant de vous attaquer à vos réunions 

Les 5 étapes que je vais vous donner devraient vous aider à assurer une réunion efficace, … mais aussi à diminuer le nombre de vos réunions d’une manière considérable.

Comment ? Cette approche va vous permettre de clairement poser vos pensées et de résoudre le problème sans avoir à l’exposer à quelqu’un d’autre dans 90 % des situations, ou au mieux vous donner les moyens d’exprimer vos pensées d’une manière claire et efficace et gagner et faire gagner du temps aux autres.

Alors ces 5 étapes ! 🙂

1. Rassemblez tous les faits

Neuf fois sur dix, l’homme trouve des prétextes pour éviter l’effort de la reflexion.
– Thomas Edison

Comment voulez-vous prendre une décision sans avoir rassemblé tous les faits ? Listez tous les faits concernant votre problème ou le sujet qui vous préoccupe.

Nous avons souvent tendance à ressembler les faits selon notre propre point de vue. Faites l’exercice suivant : prenez un angle différent à votre problème et observez les faits que vous avez rassemblés. Ajoutez les éléments supplémentaires qui vous semblent manquer.

2. Quel est le problème ?

Un problème bien posé est à moitié résolu. 
– Charles Kettering, ancien vice-président de la General Motors

Définissez clairement le problème à résoudre et posez-le sur papier ou dans un fichier de votre ordinateur.

Le fait de clairement poser le problème noir sur blanc est déjà une grande étape.

3. Quelles sont les causes du problème ?

Pourquoi le problème est-il « un problème » ? Listez clairement les causes se trouvant à l’origine du problème.

Listez une ou plusieurs causes à l’origine du problème, basé sur les faits rassemblés.

4. Quelles sont les solutions possibles ?

Quelles sont les différentes solutions possibles pour résoudre le problème ? Ne vous arrêtez pas à la première solution que vous imaginez, forcez-vous à en lister au moins quatre.

5. Quelle est la meilleure solution ?

A mon avis, l’examen d’un problème complexe, au-delà d’un certain point donne inévitablement naissance à la confusion et au stress. Il arrive un moment où toute investigation supplémentaire s’avére néfaste. Il faut alors se décider et foncer vers le but sans se retourner.
– Wait Philipps, un des grands patrons de l’industrie du pétrole

Pesez le pour et le contre de chacune des solutions dans la liste. La décision prise, agissez !

Voici les 5 étapes à suivre pour diminuer le nombre de vos réunions d’une manière considérable et exprimer vos pensées d’une manière claire et efficace, gagner et faire gagner du temps aux autres. Votre temps vous remerciera. 😊 

– Conseil No. 2 : Appliquez ces 5 étapes et évitez les réunions inutiles –

Et si cela devenait le format de vos réunions ? Voici une idée. 

Je vous lance ainsi qu’à moi-même un défi de 30 jours ! 😅

Le défi : appliquer ce format de résolution de problèmes dans vos prochaines réunions les 30 prochains jours !

Comment faire ?

1. Copiez ce document dans votre Google drive ou téléchargez-le. 
   
   
2. Complétez le document en suivant les 5 étapes et partagez le document avec les participants.
   Vous pouvez utiliser Google Docs ou le système de votre entreprise. Avec Google Docs, les modifications, annotations, remarques sont directement visibles, en temps réel, à tous les participants.
   
   
3. Rajouter la section suivante dans votre invitation Outlook :
   

   

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   Les réunions inutiles pourraient coûter 32 milliards aux entreprises en 2019.
   – Lien vers l’étude
   
   Je me lance dans une expérience de 30j où j’applique le format suivant aux réunions que j’organise : https://bit.ly/ReunionEfficaceLesRegles
   
   Voici le document partagé à compléter avant la réunion et qui servira de support à la discussion pendant la réunion : {lien vers votre document partagé}
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   [smiley !!!attention!!!] Je vous invite à cliquer sur le lien https://bit.ly/ReunionEfficaceLesRegles qui est une page explicative dédiée aux participants de vos réunions. 🙂
   
   
4. Cliquer sur « Envoyer » ! 🙂 

Faites-le pendez 30 jours.  Observez si cela rends vos réunions plus efficaces et si c’est le cas adoptez-le ! 🙂

– Conseil No. 3 : Partagez ce format de résolution de problèmes dans vos prochaines réunions –

Engagez-vous dans ce défi et dites-le dans les commentaires, ci-dessous. Cela vous  donnera la pression sociale nécessaire pour le faire ! 🙂